Hver dag skal vi løse problemer på jobb – sammen med andre. Da blir teamet gjerne innkalt til en workshop for å brainstorme, bli enige om hvordan løsningen skal se ut, definere en strategi eller lage noe sammen.
Ønsker du å få det beste ut av din neste workshop, burde du tenke godt gjennom disse 4(+1) spørsmål FØR du kaller inn:
1 – Hva er formål med workshopen?
Det viktigste er å ha et tydelig formål og en klar ide om hva som skal være resultatet av workshopen. Du burde derfor spørre deg selv, hvorfor er det nødvendig, hvorfor skal folk bruke tid på det og hva skal deltakerne (og du) sitte igjen med når workshopen er ferdig?
2 – Hvem skal deltakerne være?
For å lykkes med en workshop, skal du samle en gruppe mennesker. Du burde tenke deg godt om hvem som skal være del av denne gruppen. Hvem er disse personene du skal invitere og hvordan kan de bidra? Har de kompetanse som kan hjelpe til å oppnå ønsket resultat? Det er ofte lurt å samle folk med ulik bakgrunn og kompetanse slik at du får mer bredde i bidragene.
3 – Hva er innhold og hvordan skal vi gå frem?
En god workshop kjennetegnes av et godt strukturert opplegg. Du burde lage deg en god plan om hvordan du vil gå frem for å komme til mål. Du skal sette sammen et opplegg med ulike øvelser som skal engasjere hele gruppen og føre til ønsket resultat.
Husk: God planlegging tar tid! Og god timing er også et viktig element når du planlegger innhold for workshopen.
4 – Hvor, når og hvordan…
Det er mange praktiske spørsmål du burde tenke gjennom før du inviterer til workshop. Du må finne et egnet sted og tidspunkt – hvis folk må reise, hvordan kommer de frem? Men du må også tenke på teknisk utstyr og materiell du trenger. Å være i en workshop kan være ganske krevende både for den som leder og arrangere, men også deltakerne. Tenk derfor også på pauser og noen forfriskninger slik at deltakerne holder på energien og motet.
4(+1) – Hvem skal lede sesjonen?
For å lykkes med workshopen, tenk på hvem som skal lede den. Bare
fordi at du er prosjektleder, eller den som initierer og inviterer til workshop betyr ikke automatisk at du må lede workshopen. Det kan være lurt å finne en fasilitator som kan guide gruppen gjennom opplegget, styre tid, skape fremdrift og håndtere teamdynamikken. En erfaren fasilitator kan også hjelpe med planlegging og design av workshopen slik at du kommer frem til ønsket resultat.
Om du vil høre mer om workshop design og fasilitering, ta gjerne kontakt.